ビジネスマナーマナー仕事

ビジネスシーンのメールで気をつけることは?基本マナーはどこでも役立つ!

社会人の方は一日に何通も送るであろうメール。何気なく送信していますが、ビジネスだからこその決まりごとって結構ありますよね。会社勤めが長くなれば自然に覚えるものですが、まったく社会のルールを知らない学生さんなどからすると色々と厄介なものであったりします。仕事で送るメールに慣れていない方は必見、今回はビジネスシーンで役立つメールの基本マナーをチェックしていきましょう。

メールの構成はどうすればいい?

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ビジネスメールでは何よりもまず構成が肝心です。日本人は気質上「形式」を重んじますので、構成さえおさえておけば、ビジネスメールの7割が完成するといってもいいでしょう。

まず、構成が大切な本文についてと、件名や宛先を指定する際のポイントもこちらで確認しておきましょう。

本文内容は見やすさ重視!

画面上では「宛先・件名・本文」の順に並んでいますが、メールを出す際は本文を先に書いておくと良いですよ。理由は後のコーナーの内容を踏まえるとお分かりいただけると思いますので、先に本文を書く時の構成についてお話いたします。

本文で大切なのは構成であるとお伝えしましたが、以下の形に則ってメールを書くようにしてください。

田中様 ⇐相手の名前(近い関係の方には「さん」でも〇)

お疲れ様です。小島です。 ⇐あいさつと自分の名前

 

⇓伝えたい内容

先日ご依頼いただいておりました〇〇のタスクについて、

作業完了いたしましたのでご報告いたします。

 

成果物は以下に配置してあります、ご確認お願いします。

配置場所 :…/…/…

ファイル名:〇〇.doc

 

以上、よろしくお願いします。 ⇐締めのあいさつ

小島

この形式さえ守れば、ビジネスメールの書き方としてはOKです。

誰に向けて送るのか、誰から送信されたのかを明確にし、あいさつを挟んで用件を伝えます。最後には締めの言葉と再度自分の名前を記載して完成です。この構成にすることで、相手に重要な点(自分宛のメールかどうか、差出人は誰か、要件は何か)が見やすいという利点があります。そう、構成をこのようにすることで自然と相手にとって分かりやすい内容にすることができるんです。

また重要なのは、各区切りの間に改行でスペースを挟むこと。これは伝えたい内容を記載する時も同じで、ある程度の区切りで改行スペースを挟むと見やすい文になります。相手に伝わりづらいメールを送っても失礼ですし、誤った解釈をされてしまいかねません。

上記の構成を守ってメール本文を書くように意識してくださいね。

件名を書く際のポイントは?

本文内容が書き終わりましたら、次は件名を決めていきましょう。件名はメールが届いた際最初に目につく部分ですから、相手に「このメールはどんな内容なのか」を簡単に伝えられる文にする必要があります。先に本文を書くことで内容を要約しやすくなるので、件名は本文の後に決めると作業しやすいですよ。

例えば先ほどのメール例だと、件名は「○○のタスク完了のご報告」といった文が良いでしょう。もし緊急を要する場合、会社によって方針は異なりますが「【重要】〇〇について」のように、括弧つきで件名を目立たせると分かりやすいですね。

メールボックスを開いて確認した際、ぱっと見て相手が内容を把握できるような件名にするよう心がけましょう。

宛先選択時は注意して!

どんなに慣れてきても時折やってしまうミスといえば、宛先間違い。お仕事上の情報を関係者以外に送るミスは、社会人歴に関わらず起こりうることです。苗字が同じ方が複数人いる部署などでは特に起こりやすいため、宛先を決定する際は一人ずつきちんと確認しておきましょう。

また時にはCC(念のために見てもらいたい方の宛先。通常上司や統括している方の宛先を入れる)に入れるべき人やBCC(他の受信者からは宛先が見えなくなる。一斉送信で他の方のアドレスが見えないようにする時などに使う)に入れるべき人をTOに入れてしまうという間違いも多いです。

慣れていても間違えてしまうことなので、メール送信前に再チェックをするのも良いですよ。

▼振り返りポイント

・メール本文は形式を揃えて見やすい文章に

・件名はメール内容がぱっと見て分かる文に

・送信前確認で、宛先指定ミスを防ぐこと

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