ビジネスマナーマナー仕事

ビジネスシーンで役立つ!会社訪問のマナー10選

・コートやマフラーを脱ぎ、畳んで腕にかけておく。

・携帯はマナーモードにしておく。

・傘は綺麗に畳んで傘立てに入れる。

・雨や雪の時は、服や鞄についた水分をタオルで拭いておく。

・靴についた汚れや水分は玄関マットで落としておく。

約束の5分前に受付へ

5分前行動という言葉があるように、ビジネスシーンでは約束時間の5分前には到着しているべきと考えられています。5分前ならば相手も余裕をもって対応できますし、自身の身支度も整えられる時間がありますよね。しかし会社訪問時にそれ以上早い時間に到着を告げてしまうと、逆に「もう到着されたのか」と先方を慌てさせてしまう可能性があるのです。5分以上前に訪問先に到着してしまった場合はエントランスには入らないようにし、アポイントの5分前になったら受付けやインターフォンに向かうようにしてください。

お部屋に通されたら…

会社内に通してもらったら、訪問相手が来るまで部屋で待っているように案内されることも多いです。案内してくださった人によっては「どうぞこちら(上座側)の席でお待ちください」と一言ありますが、特に言及がない場合でも先に上座側の席に座っておきましょう。訪問する側はお客さんとして迎えるものなので、あらかじめ上座に座しておくことで相手に恐縮させてしまうことを防ぎ、時間の短縮にもなるためですね。

また座って待っていた場合、訪問相手が入室したら速やかに立ち上がってあいさつするようにしましょう。相手が立っている状態で座ったまま話しかけるのは横柄な態度といえますからね。その後は相手が座ったり「どうぞおかけになってください」というまでは立っているようにしてください。

名刺交換はスムーズに

初めて訪れる訪問先や初対面の人がいる場合、あいさつするタイミングで名刺交換も一緒に行いますよね。新人さんや普段あまり名刺交換をしないという人もいますが、名刺の授受でもたついてしまうとその分相手の時間を割いてしまうことになります。忙しい合間を縫って会ってもらうわけですから、名刺交換はスムーズに行えるよう備えておきましょう

よくある失敗として、名刺交換のタイミングでポケットや鞄を探しまわるというケースが挙げられますが、ビジネスパーソンの必需品として名刺はすぐ出せる場所に携帯しておき、お財布などに予備も忍ばせておくと良いでしょう

[名刺交換の流れ]

1.名刺入れから名刺を出し、名刺入れの蓋の上に名刺を重ねるようにして両手で持つ。

2.相手に差し出しながら、会社名・役職・名前を伝える(※1)。

3.右手で自分の名刺を差し出し、相手の名刺は左手で受け取って名刺を交換(※2)。

4.受け取った名刺を両手で持ち、「〇〇さん、頂戴いたします。よろしくお願いします」など一言添える。

※1:相手が先に名刺を差し出していれば、それよりも低い位置になるようにして差し出すこと。

※2:相手の名刺を持つ時は書かれている文字を隠さないよう、隅の方を持つこと。

退出は上司・先輩から

意外に忘れがちなポイントですが、訪問先を退出する時は基本的に上司や先輩から先に出るべきと考えられています。自社の目上の人に対する敬いを表すとともに、そういった敬いの心を持っている人物だと相手企業にアピールできるためですね。上司・先輩にあたる方は退出のタイミングですぐ立ち上がれるよう、身支度を早めに整えておくと良いでしょう。

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