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ビジネスシーンで気をつけたい!来客対応マナーのいろはを解説!

企業のオフィス勤めをしていると、お仕事の種類に依らず来客対応をしなくてはならないことがあるでしょう。男女平等化が進む昨今「男性だから」と油断することはできませんし、社会人の常識として来客方法を身につけていないのは恥ずかしいことでもあります。受付担当・事務方ではないという方も、こちらでご紹介するお客様への対応マナーについて一緒に確認していきましょう。

お客様対応を順番に確認!

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せっかく自社に来ていただくわけですから、お客様には終始気持ちよく過ごしていただきたいものですね。そのためには実際の対応だけでなく、日々できることもあるのですよ。どちらもお客様をお迎えするためには欠かせないことですから、ここでしっかり習得していってくださいね。

その1:常に準備は万端に

お客様がいらしてからの流れをみていく前に、まず社内はお客様を迎える体制ができているのか確認しておく必要があります。アポイントメント無く営業にやってくる方もいますし、突然の来訪には対処できないようではNGです。何時お客様がいらしても良い状態にしておくには、以下のポイントをチェックしてみてください。

・お茶やお砂糖などのストックはあるか?

・割れたり欠けている湯飲みなどをそのままにしていないか?

・食器類や給湯器は清潔か?

・お手洗いやゴミ箱周辺を含め、社内は綺麗な状態か?

お出しするためのお茶やお砂糖・ミルク類の在庫を切らしていては、肝心のお茶が出せませんよね。またお茶を用意するために用いる食器類やポットが綺麗でないと、きちんとしたおもてなしができないといえます。さらにお茶周りのことだけでなく、お客様が気持ちよく訪問するためには社内の環境を整えておくことも大切ですよ。お客様を迎えるためには何よりもまず、この4点をクリアしていなくてはいけませんよ。

その2:第一印象・挨拶はとても大切

お客様に接するということは、その会社の顔・代表として相対するということ。お客様がいらしたら、まずは相手に届くように「いらっしゃいませ」「こんにちは」など挨拶するようにしましょう。きちんと挨拶ができるということは、人として質の良い社員がいるという証明になります。誰かに会ったら挨拶をする、これは接客する以前にコミュニケーションの基本となる部分ですから、お客様を見かけた際は社員全員が率先して挨拶するようにしてくださいね。

その3:予約の有無を尋ねる

お客様を出迎えたら、すぐ社内に通すのではなくアポイントを取っているか否かの確認をしましょう。お客様によってお通しする会議室や応接室を分けていることもあるでしょうし、その後の対応がスムーズになるためですね。予約済であれば先に名乗ってくれるはずですが、万一判明しなかった場合は「恐れ入りますが、お名前とお約束されている者の名前を頂戴できますでしょうか?」と尋ねると丁寧です。確認がとれた後は、お通しする場所について「第三会議室にお通しいたします」など伝えておくと先方も安心ですよ。

なお、アポイント無しで訪ねて来られた場合でも、慌てずに社内のルールに従ってお通しするようにしてくださいね。

その4:案内の際は前を歩いて

会社にいらしたお客様は、会議室や応接室までご案内するのがマナーです。案内役がお客様の前、1mほど先をお客様の歩調に合わせて歩きます。この時案内役は進行方向に向かって左側、お客様は右側よりに歩くようにすると丁寧に見えますし、何かあった際の対応や会話もしやすいですよ。ちなみにいきなり歩き出すのではなく、「○○室にご案内いたします」と一声かけてからご案内するようにしてくださいね

また、階段やエレベーターを使う場合のポイントもご紹介しておきます。これは平坦な道ではない場合だけでなく、電球が点滅してしまっている・工事中であるといった平時とは違う状況でも応用して伝えるようにすると丁寧ですよ。

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