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もう悩まない!仕事のミスを減らす方法を元金融機関勤務の筆者が解説

あなたの周りでミスの多い方はいますか?仕事のミスは自分の信用を失うだけでなく、職場全体に迷惑をかけてしまうこともあります。気をつけていてもミスが続いてしまうなら、仕事への取り組み方を見直す必要がありますね。金融機関に勤務していた筆者が、自分の経験や周囲の失敗談からミスを減らす方法を徹底解説致します。

仕事でミスするのはどんな時?

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仕事でミスしてしまうときには必ず原因があります。理由は「確認不足」「連絡事項が伝わっていなかった」「業務フローを守っていなかった」「知識が不足していた」など様々です。原因は大きく3つに大別することができますので、ミスしがちな点を自覚して徹底的に対応しましょう。

#1 うっかり忘れている

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仕事のミスで最も多いのは「うっかりミス」ですね。やろうと思っていたことを忘れてしまったり、期限を過ぎてしまったりは誰でも経験があるのではないでしょうか。

しかしビジネスの世界では「うっかり」で済まされないことも多々あります。職場の上司、同僚、取引先、お客様など多数の方を巻き込んでしまう場合もありますので、日ごろから「忘れない」ためのスケジュール管理が必要です。「うっかりミス」を二度と繰り返さないための対応策をご紹介します。

仕事の優先順位を明確にする

ミスを減らすためにまず行いたいことは「優先順位」を明確にすることです。優先順位をつけることで業務の絶対量を把握することにも繋がります。すぐに取りかからないと間に合わない業務、空き時間に終わらせられる作業、第三者と時間指定のある仕事など大まかに仕分けしましょう。

取引先や第三者との関わりの強い業務や、重要な仕事のやり残しがないように優先度の高い順から取り組むように心がけることで重大なミスを減らすことができますよ。

スケジュール管理を徹底する

優先順位をつけたらすぐにスケジュール管理します。PCのデスクトップのすぐに開ける場所や、デスク上のカレンダーなど目につきやすい場所にスケジュールを書き記しておきましょう。その日するべきことを羅列した「to doリスト」を活用するのも良いですね。

一日の仕事の項目が多い場合には1時間(もしくは30分単位)ごとに記入できるタイプのスケジュール帖を使用します。時間単位でやるべきことを記載しておくことで、時間指定のある仕事を忘れるリスクを減らせますね。

筆者は先の予定を普段とは別の場所に書き残してしまい、アポが重なっていることに直前に気づいたことがあります。急いでいるとつい適当な場所にメモを残してしまうこともありますが、スケジュール管理する場所は一つに決めておく方がミスがなくなりますよ。

5分以内に終わる仕事は今すぐ終える

簡単な仕事や単純な作業ほど「うっかり」忘れやすい傾向があります。5分以内に終わる作業はその場ですぐに終わらせることを心がけましょう。仕事の大小に関わらず、一つの仕事を終えると達成感を感じることができます。小さな作業の積み重ねは仕事のモチベーション維持にも繋がりますよ。

急ぎの仕事は「ふせん」で目につくところへ

多くの方がミスを減らすために「ふせん」を利用していますね。カラーのふせんは手軽で目につきやすく、筆者もぜひオススメしたい方法です。特に急に入ってきた頼まれごとや最優先で取り組むべき仕事を一時的に記録しておくときに有効ですね。

しかしふせんを利用した方法でミスが出てしまうこともあります。ふせんは剥がれやすいため、風や書類に引っ掛かって紛失してしまうことも。後になって落ちているふせんに気づくこともありますから、あくまでも「一時的」な記録に留めておく方が安心です。

また、ふせんを大量にデスク周りに貼り付けている方もよく見かけますが、これもあまりオススメしません。デスク周りに色がごちゃごちゃしていると集中力にも影響しますし、重要度の高いふせんを見落とすことになりがちです。「緊急性の高いもの」「重要度の高いもの」のみ使用し、ふせんの数は3つ程度に抑えておくと良いでしょう。

デスク周辺は常に整頓された状態に

ミスをしやすい人のデスクを見ると、ごちゃごちゃ書類が溜まり片付いていないケースをよく見かけます。職場は自宅ではありませんから、常に整頓された状態にしておくのが基本です。私物や業務に関係のないものが大量にデスクに置かれている場合もありますが、集中を妨げますし、すぐに持ち帰りましょう。

「あとでやろう」とデスクに積んでしまうクセのある方は要注意です。下に積まれてしまった書類は忘れる大きな要因になりますし、書類の紛失に繋がることも溜まる前にその都度処理するように心がけましょう。

筆者の同僚で机に書類を積む癖のある方がいましたが、預かっていた重要な書類をそのまま横に積んでいたため紛失し、他の郵便物に混入してしまったミスがありました。重要な書類でしたので社内は大騒ぎに…。デスクが整頓されていないと本当に大きなミスに繋がる可能性があります。すぐにやめましょう。

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